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Terminplanung mit dem Smartphone: Was können Kalender-Apps?

Die Auswahl von Kalender-Apps fürs Smartphone ist groß. Doch was können die Anwendungen wirklich?
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Die App-Stores bieten eine breite Auswahl an Kalender-Apps. Hier eine kleine Übersicht von Apps im Play Store von Google.Die App-Stores bieten eine breite Auswahl an Kalender-Apps. Hier eine kleine Übersicht von Apps im Play Store von Google. Das Handy vibriert und mahnt im Display: Willst du pünktlich zu deiner Verabredung kommen, dann mach' dich jetzt auf den Weg. Wenig später lotst das Smartphone seinen Besitzer via GPS zum vereinbarten Treffpunkt. Bei vielen Nutzern haben Kalender-Apps mit ihren Zusatzfunktionen den Papier-Organizer verdrängt. Doch was können die digitalen Zeitplaner, und worin unterscheiden sie sich?

Jedes Smartphone hat grundsätzlich Kalender an Bord

Grundsätzlich hat jedes Smartphone einen Kalender an Bord: Bei iPhones ist es der iCloud-Kalender, bei Androiden der Kalender von Google oder einer des Geräteherstellers. "Für alle, die keine hohen Ansprüche und ihren Papierkalender früher nur sporadisch genutzt haben, reichen diese Kalender völlig aus", sagt Jan Spoenle vom Fachmagazin Connect. Die wichtigsten Funktionen seien vorhanden: Termine notieren, mit Erinnerungen versehen und Übersichten ansehen.

"Für das Nutzen eines iOS- oder Android-Smartphones braucht man ein iCloud- oder Google-Mail-Konto", erklärt Spoenle. In diesen Konten ist ein Kalender integriert, der auch auf dem Smartphone hinterlegt ist. Wer zusätzliche Mail-Konten - etwa von Microsoft - anlegt, kann auch deren integrierte nutzen. Termineinträge auf dem Gerät werden automatisch mit den ausgewählten Accounts synchronisiert.

Zusätzlich installierte Kalender-Apps brauchen Zugriffserlaubnis

Jede zusätzlich installierte Kalender-App braucht eine Zugriffserlaubnis. Anschließend kann auch sie die Einträge darstellen. "Die Termine liegen also nicht in der App selbst, sondern werden im Hintergrund vom Smartphone aus verwaltet", erklärt Spoenle. Wer keine automatische Synchronisation will, kann sie abschalten. "Es ist aber sinnvoll, sie aktiviert zu lassen", rät der Experte. So könne man sich an jedem beliebigen Rechner via Internetbrowser im Account anmelden und habe so auch Zugriff auf die Kalenderdaten.

"Der Funktionsumfang der Smartphone-eigenen Kalender ist aber beschränkt", sagt Spoenle. Wer laufend viele Termine organisieren muss, wird mit einer üppigen Kalender-App glücklicher. "Apps von Drittanbietern denken an vielen Stellen um die Ecke und machen einem das Leben leichter", sagt er. Beliebte Apps für iOS seien Fantastical 2, miCal oder Calendars 5. Bei Android zählen aCalendar und Business Calendar zwei zu den bekannteren. Eine größere Lösung für beide Systeme, die ein Exchange-Konto voraussetzt, ist Outlook, in das Microsoft Features der übernommenen, populären Sunrise-App eingebaut hat.

Kostenlose und kostenpflichtige Apps

So manche Kalender-App kostet Geld. Viele Anwendungen gibt es aber auch umsonst. Teils gibt es Funktionen als In-App-Kauf, bei manchen Apps "zahlen" die Nutzer, indem sie Werbung dulden. "Was man für einige Kalender-Apps bezahlen muss, entspricht dem Preis für einen Burger mit Pommes - und man bekommt dafür eine hervorragend programmierte Anwendung", relativiert Spoenle die App-Store-Preise. Die Plus-Version von aCalendar kostet etwa vier Euro.

Prinzipiell seien auch die kostenlosen Kalender-Apps gut, sagt Sébastien Bonset vom Digitalmagazin t3n. Es gebe Leute, die mit den Gratis-Alternativen prima auskämen.

In einem PC Welt-Test wird etwa der kostenlose Business Calendar für seine durchdachte Kalender- und Aufgabenverwaltung gelobt: "Schon die Grundfunktionen dürften den Bedarf mancher Nutzer übersteigen."

Was ist wichtig bei Kalender-Apps?

Fakt ist: Der Organizer muss den Nutzer optisch ansprechen und sollte leicht zu bedienen sein. "Ein wichtiger Unterschied zwischen den Apps sind die verschiedenen zur Verfügung stehenden Tages-, Wochen- und Monatsansichten", erklärt Bonset. Beim Anzeigen der Termine ist vieles möglich, Darstellungen auf mehreren Ebenen, verschiedene Farben und Designs. MiCal liefert für zwei Euro viele Ansichten zur Wahl. Das fünf Euro teure Fantastical zwei bietet ein sogenanntes Today-Widget für den schnellen Blick auf den Tag.

Welche Extras wichtig sind, muss jeder selbst herausfinden: Es gibt separate Geburtstags-Kalender, Gruppen-Kalender für Familientermine, Apps mit Dashboard, das auch das Wetter anzeigt. Praktisch ist den Experten zufolge die von mehreren Apps unterstützte Spracheingabe von Terminen: "Dienstag, 14.00 Uhr, Essen mit den Jungs bei Antonio - schon generiert die App daraus einen Termin", nennt Bonset ein Beispiel.

"Der eine mag das Interface eher aufgeräumt, der andere hat lieber alles auf einen Blick", sagt Bonset. Am besten liest man neben den Beschreibungen in den App-Stores auch Testberichte. "Da werden oft interessante Aspekte beleuchtet, die die Anbieter selbst gar nicht bewerben", sagt Bonset. Ratsam sei, sich die Screenshots anzusehen, eine Vorauswahl zu treffen und sich dann genauer zu informieren.

Synchronisation mit anderen Kalendern wichtig

Wichtig ist die Synchronisation mit anderen Kalendern. "Wenn eine App die offenen Formate unterstützt, also iCloud, Microsoft Exchange oder Google Kalender, ist das aber kein Problem", sagt Sébastien Bonset vom Digitalmagazin t3n. Nutzer mit unterschiedlichen Apps oder Betriebssystemen können einander einladen oder Termindaten verschicken. Alternativ ließen sich die Kalender gegenseitig abonnieren, so der Experte. Grundsätzlich sollten sich Nutzer von Kalender-Apps darüber im Klaren sein, dass die synchronisierten Daten auf den Internetservern der Anbieter gespeichert werden.

In einem weiteren Artikel erfahren Sie, ob Apple mit dem App Store oder Google mit dem Play Store mehr Umsatz erzielt.

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