Perfekt organisiert: Den PDA richtig einsetzen

"Dieselbe Prozedur wie jedes Jahr?" Nicht nur Butler James aus "Dinner for one" kämpft an jedem Jahreswechsel mit der Zeit. Vielen Nutzern digitaler Organizer geht es ebenso, wenn sie das bevorstehende Jahr planen und Unerledigtes neu sortieren wollen. Sie haben Probleme, den Überblick über ihre Daten zu behalten und die digitalen Planer effektiv zu nutzen. Für zusätzliche Verwirrung sorgt oft, dass bei der Büroverwaltung mit PC, PDA und Handy gleich drei Systeme genutzt werden.

"Anwendern fehlt oft ein vernünftiges System bei der Zeitplanung mit Handy, Handheld und PC", sagt der Management-Trainer Holger Wöltje aus Wölmersen (Rheinland-Pfalz). Er gibt in seinem Buch "Zeitmanagement - perfekt organisieren mit Zeitplaner und Handheld" Tipps zum Thema. Viele begehen dem Experten zufolge den Fehler, auf mehreren Geräten parallel zu planen und sich dabei zu verzetteln. Um eine derartige "doppelte Buchführung" zu vermeiden, sei es ratsam, höchstens zwei Geräte zur Büroverwaltung zu nutzen und diese regelmäßig zu synchronisieren.

"Das Abgleichen von Daten erledigen aktuelle Geräte automatisch", sagt Lothar Lechtenberg, Sprecher von Fujitsu-Siemens in Düsseldorf. Dazu verbindet der Anwender den Handheld entweder über die Docking-Station oder per Infrarot mit dem PC und startet per Knopfdruck die integrierte Software. Neuere PDAs und Smartphones bieten auch Verbindungen via WLAN oder Bluetooth.

PIM-Anwendungen für die persönliche Planung

Der Abgleich mit dem PC dient gleichzeitig der Datenrettung für den Fall, dass auf dem Handy oder Handheld einmal etwas verloren geht. Bei der Synchronisation müssen die Anwender allerdings auf die Kompatibilität zur PC-Software achten, wie Axel Kees von der Internetplattform pdaforum.de in Darmstadt betont. Besonders bei PDAs mit Windows-Systemen haben Anwender von alternativen Mail-Programmen und Mac-Nutzer Probleme und benötigen Zusatzsoftware.

Für die effektive Planung des Alltags bieten Organizer so genannte PIM-Anwendungen. Die Abkürzung steht für "Personal Information Management". Hierzu gehört der Kalender: Er erinnert an Termine in der Firma und Geburtstage im Bekanntenkreis - auf Wunsch mit Klingelton und bei regelmäßigen Ereignissen in einem festgelegten Rhythmus. Zusätzlich können Nutzer hier Aufgaben eintragen.

"Um Ordnung zu schaffen, sollte man diese Rubriken genau voneinander trennen", rät Management-Trainer Wöltje. Ein Termin sei an einen festen Zeitpunkt gebunden, Aufgaben hätten dagegen ein Fälligkeitsdatum. Hier sollten Nutzer Prioritäten vergeben und die Reihenfolge nach Wichtigkeit bestimmen. Außerdem lassen sich Kategorien wie "privat" oder "geschäftlich" nutzen. Dies helfe aber eher Fortgeschrittenen, so Wöltje.

Wichtig: langfristiger planen

Unterwegs dient der PDA auch als Notizzettel. "Das ist praktisch, wenn man in Eile ist und schnell eine Idee festhalten möchte", sagt Myriam Hoffmann, Sprecherin von Sony-Ericsson in Köln. Viele PDAs und Smartphones könne man zudem als Diktiergerät nutzen und so kurze Erinnerungen aufsprechen - diese muss der Nutzer aber später von Hand in den PC übertragen. Wer sich freie Notizen macht, sollte diese aussagekräftig benennen, um sie später wieder zu finden, rät Wöltje. Am besten ordne man diese Notizen sofort nach Kategorien, sonst entstehe Durcheinander.

Für Kontaktdaten steht das Adressbuch zur Verfügung, das sich ebenfalls nach Gruppen ordnen lässt. Hier kommt es darauf an, dass genügend Datenfelder zur Verfügung stehen und eine einfache Suche nach Kontakten geboten wird. Klassische Handys eigneten sich hierfür meist nicht - sie seien ohnehin als Organizer oft zu umständlich zu bedienen und zu unübersichtlich, so Wöltje.

Auch E-Mails, Faxe, SMS-Texte und Office-Anwendungen lassen sich unterwegs mit dem Taschencomputer bearbeiten - viele Geräte haben passende Software bereits integriert. "Allerdings können bei der Synchronisation von Office-Anwendungen mit dem PC Formatierungen verloren gehen und Fußnoten oder Tabellen verschwinden", warnt Axel Kees.

Als guten Vorsatz schlägt Wöltje Anwendern vor, sich nicht nur um aktuelle, sondern auch um langfristige Aufgaben zu kümmern. So sei es für einen effektiven Gebrauch von Organizern wichtig, sich einmal besser mit der Software vertraut zu machen. Viele Outlook-Nutzer zum Beispiel nutzten nur etwa drei bis vier Prozent der Funktionen.

Übrigens: Auch von teltarif.de gibt es eine Version für den PDA. Unter pda.teltarif.de finden Sie unter anderem aktuelle Meldungen, so wie Tipps und Trick zu PDA-relevanten Themen. Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer Info-Seite für PDA-Nutzer.

dpa / Marie-Anne Winter