Keine Richtlinien für E-Mail

Die Studie ergab, dass 31 Prozent der befragten Unternehmen keine verbindlichen Richtlinien zur Nutzung von E-Mails und Instant Messaging verwenden. 51 Prozent der befragten deutschen Unternehmen gaben dagen an, Regeln und Mechanismen zu haben, mit denen sie die Einhaltung dieser Richtlinien überprüfen.

Dabei ist die Festlegung von Richtlinien in den einzelnen Branchen unterschiedlich ausgeprägt: Während 63 Prozent der Befragten IT-Verantwortlichen in der Finanzbranche - die besonders restriktiven Regeln unterliegt - angaben, dass es in ihren Unternehmen Instrumente zur Überwachung der Einhaltung der E-Mail-Regeln gibt, waren es in der verarbeitenden Industrie nur 41 Prozent, die die Einhaltung ihrer Richtlinien überprüften.

Experten rechnen damit, dass aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen die Einhaltung von Richtlinien und die Archivierung von E-Mails immer größere Bedeutung bekommen wird. "Neue Vorschriften zur finanziellen Transparenz von Unternehmen haben in den USA bereits gegriffen. Es sieht nun so aus, als würden in Europa ebenfalls die Alarmglocken läuten", so Michael Speck, Geschäftsführer von Hitachi Data Systems, Deutschland. "Wir rechnen damit, dass im Zeitraum von ein bis zwei Jahren die meisten Unternehmen der Region EMEA erheblich in Systeme zur Verwaltung und Archivierung von E-Mails investieren werden. Es ist erstaunlich, dass ein Thema von einer so geschäftskritischen Bedeutung so lange vernachlässigt wurde." so Speck.

Dabei sei es nicht nur von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen Richtlinien zur E-Mail Nutzung erlassen und deren Einhaltung überwachen, sondern dass bei der Erarbeitung dieser Vorschriften IT-Experten frühzeitig mit einbezogen werden um eine langfristige Sicherung der Daten zu gewährleisten.

Gordon Hölsken